Outsourcing em TI

Essa prática é uma solução interessante e precisa de cuidados e sensibilidade para identificar os serviços que precisam ser terceirizados sem afetar a estrutura das empresas

Fonte:  Gestão & Negócios

O departamento de Tecnologia da Informação (TI) absorveu ao longo do tempo diversas funções e tornou-se indispensável para grandes, médias e pequenas organizações. O professor do curso de Ciência da Computação, do Centro Universitário Plínio Leite, Elberth Moraes, conta que no início, esse departamento era conhecido como Centro de Processamento de Dados (CPD), sua principal atribuição era dar suporte técnico aos demais setores da empresa, cadastrar as informações que norteavam o negócio e desenvolver softwares.

"O CPD era conhecido por ser um lugar 'feio' em que os computadores eram deixados. As pessoas que trabalhavam com informática também 'moravam' junto desses computadores pois passavam muitas horas dos dias fazendo trabalhos burocráticos que não podiam ser feitos durante o horário de experiente", recorda.

" O outsourcing em TI para empresas de qualquer porte, irá funcionar sempre que os contratos estiverem delimitados com alta margem de segurança"

JAIME CAZUHIRO OSSADA, COORDERNADOR DA FACULDADE ANHANGUERA DE CAMPINAS

Segundo Moraes, atualmente existe uma comunicação direta entre os departamentos de TI e de Negócio. Essa dinâmica possibilita que o departamento de TI seja parceiro para identificar novas oportunidades de negócio, e trabalhar na criação de soluções ousadas e inovadoras que possam impactar nos resultados financeiros da empresa. "Aquela antiga imagem de setor para resolver problemas em hardwares e corrigir situações técnicas de softwares ficou de lado. No início os departamentos de TI tinham muitos funcionários fazendo trabalhos mecânicos com o uso de computadores. Hoje existem funcionários multidisciplinares fazendo trabalhos de criação, deixando o trabalho mecânico para os robôs realizarem, ou até mesmo equipes externas", assegura.

Para o coordenador dos cursos relacionados à Ciência da Computação da Faculdade Anhanguera de Campinas, Jaime Cazuhiro Ossada, com a terceirização, as pequenas empresas conseguem manter um grande time de especialistas multidisciplinares para a solução de seus problemas, sem efetivamente contratá-los.

Ele lembra que no Brasil esse serviço ainda é algo novo, mas no exterior já é um modelo que vem desenvolvendo-se há muito tempo. A IBM, por exemplo, abandonou a sua linha de produção de computadores para oferecer aos seus clientes serviços com data centers e call centers, e assim aproveitando-se de sua própria infraestrutura. "Mas como em todo modelo de negócios, os riscos existem, como custos inesperados e a dependência do fornecedor. O outsourcing em TI para empresas de qualquer porte irá funcionar sempre que os contratos estiverem delimitados com alta margem de segurança", adverte.

O diretor da WebSoftware, Erick Vils, explica que o departamento de TI é algo muito mais amplo e já possui suas subdivisões e especializações. Dependendo da atividade da empresa, alguns serviços poderão ser facilmente terceirizados e controlados, mas outros nem tanto. Manter o foco no sertor de atução é fundamental para ser competitivo e ágil, sendo esse o principal motivo para terceirizar. "Quando o projeto é pontual e com escopo bem delimitado e de fácil controle, a terceirização pode ser um bom caminho. Nos casos de contratação de serviços muito especializados e caros, ela também pode ser uma opção. Desde que observados alguns aspectos", assegura.

Ele destaca alguns pontos como a criteriosa definição dos objetivos a serem alcançados com a terceirização e o retorno que esse serviço trará à empresa. Além disso é preciso pontuar o contrato de nível de serviço, para os casos de serviços recorrentes - como hospedagem ou suporte 24h -, definir quem será o ponto de controle dentro da sua empresa para cobrar e acompanhar o fornecedor e também buscar referências desse fornecedor com outros clientes já atendidos por ele.

A ACEITAÇÃO DO MERCADO

O diretor da WebSoftware relata que cada dia mais serviços surgem na modalidade terceirizada. Anteriormente, o fornecedor de TI era contratado e gerenciado pela área na própria empresa. Agora, a terceirização completa já é uma realidade e o grande boom do mercado.

É o caso da modalidade SaaS (Software as a Service Software como serviço), em que os departamentos das empresas fazem contratos diretamente com os fornecedores de softwares que, por um valor mensal, cuidam de tudo para ele funcionar, como a hospedagem, manutenção e back up.

Vils cita ainda os serviços de segurança da informação e back up. A maioria das empresas não possui demanda para um profissional exclusivo e contratar o serviço terceirizado e especializado pode sair por menos de 15% do valor. A hospedagem de servidores é outro exemplo, tentar fazer dentro de casa pode sair até 30 vezes mais caro e ainda ter um serviço de pior qualidade e maior risco.

"Em nosso mercado, por exemplo, comercializamos softwares como serviço e alguns possuem mensalidade na faixa de R$390,00. Esse mesmo serviço, se fosse executado pela área de TI das empresas, internamente, poderia chegar a um custo mensal superior a R$12 mil. O segredo está no compartilhamento de recursos, pois nossos profissionais de segurança, monitoramento, back up, programadores, testadores e projetistas são compartilhados com os milhares de clientes que possuímos", revela.

O diretor técnico da Promisys, Humberto A. Izabela, lembra que a terceirização estendeu-se ao acesso remoto dos usuários fora da empresa, à conexão entre filiais e principalmente, à segurança da informação. Ele destaca que as vantagens da terceirização em TI são inúmeras, sendo a principal delas, simplesmente, resolver um problema que muitas empresas insistem em manter dentro de casa. Algumas organizações não enxergam que a tecnologia quando mal aplicada pode virar um grande vilão para os negócios, fazendo inclusive, com que elas percam o foco em sua atividade principal.

"Para que esse serviço não seja um prejuízo para a companhia, é preciso definir claramente suas necessidades e contratar um fornecedor que não irá simplesmente fazer a tecnologia funcionar. A terceirização tem que ir além disso, tornar-se um braço de tecnologia da empresa, que irá aconselhar e ajudar a reduzir os custos, aplicando os melhores hardwares e softwares dentro do orçamento", reforça.

A h.print já está no mercado há 26 anos, oferecendo serviços de outsourcing de impressão, inclusive para empresas públicas, como o Governo do Estado de Mato Grosso, Sebrae, Caixa Federal, Correios, Banco do Brasil, AGU e Eletronorte. Ela disponibiliza soluções de impressão a laser, cera, e jato de tinta apenas para os grandes formatos.

O gerente comercial, Marcelo Miranda, enumera algumas vantagens obtidas com a terceirização das impressões que vão desde a redução de custos, maior controle e melhor qualidade dos documentos impressos. Ele explica que antes de propor qualquer solução, é feita uma análise sobre a situação e as necessidades reais do cliente. Depois são definidos os equipamentos mais adequados ao volume de produção da empresa. Os reparos e manutenções preventivas são realizadas pela própria h.print, que pode substituí-los, caso seja necessário.

Outro detalhe é que as despesas com manutenção, peças, suporte técnico, trocas de toner e em alguns casos até papel e mão de obra, já estão incluídos no outsourcing de impressão. "Basta que a empresa pese as variáveis, pessoal, manutenção, suporte, peças e a funcionalidade do serviço na ponta do lápis para perceber que o outsourcing é uma solução de escopo muito vantajosa", assegura.

O diretor executivo da Hostlocation, Marcelo Safatle, conta que o mercado de terceirização em TI passou por uma grande expansão nos últimos dois anos. Especificamente no Brasil, a maioria dos data centers operou nos últimos três anos com ocupação acima de 80% de suas capacidades.

Muitas centrais de grande porte foram inauguradas nesse período devido a um colapso de espaço físico e energia elétrica dentro dessas estruturas, gerado pelo aquecimento do setor. Existem terceirizações de todos os portes, desde um pequeno aplicativo hospedado em cloud externo por algumas dezenas de reais a contratos milionários. "A terceirização tornou-se muito atrativa não somente por causa da ampliação do leque de serviços oferecidos, mas também pela drástica redução dos valores impulsionada pelo aumento da oferta. Certamente é uma área que deve registrar forte expansão nos próximos anos", assegura Safatle.

O diretor de operações da SOFHAR, empresa com 25 anos no ramo de telecomunicações e comunicação, Roberto Clementi, explica que a flexibilidade da empresa tercerizada é muito maior, podendo ser contratada por tempo integral ou mesmo por meio período. "Pela especialização, temos agilidade na substituição de colaboradores para que a companhia não pare nunca o seu negócio. Atendemos empresas com alocação de 70, 80 funcionários e até dois mil, sem limite. O importante é fazer o dimensionamento do trabalho em conjunto com a organização para propor o melhor custo-benefício. A terceirização, por esses motivos, é mais efetiva, porque temos profissionais de background que podem complementar alguma problemática que surja no caminho", afirma.

Especialistas concordam que outsourcing em TI é uma solução interessante, desde que a empresa tenha uma equipe interna capaz de planejar e monitorar os contratos.

Podem ser terceirizados serviços que não estejam diretamente ligados ao negócio da empresa, como impressoras, gerenciamento de redes, desenvolvimento visual para softwares, atualização de maquinário, computadores, projetores. É necessário cautela, para que a estrutura das organizações não seja exposta, caso contrário, estariam terceirizando o próprio negócio.

" O importante é fazer o dimensionamento do trabalho em conjunto com a organização para propor o melhor custo-benefício. A terceirização, por esses motivos, é mais efetiva, porque temos profissionais de background que podem complementar alguma problemática que surja no caminho"

ROBERTO CLEMENTI, DIRETOR DE OPERAÇÕES DA SOFHAR

ASPECTOS LEGAIS DA TERCEIRIZAÇÃO

O advogado especialista em direito trabalhista do escritório Elcio Reis & Advogados Associados, Jorge Luís Coelho Batista Júnior, explica que um contrato bem estruturado é garantia da estabilidade do sistema de prestação de serviços e o planejamento das atividades empresariais.

Segundo Batista Júnior, é preciso delimitar qual ou quais atividades serão realizadas pela empresa contratada, estabelecendo a forma de realização. Também devem ser claras as obrigações de cada uma das partes, bem como a responsabilização de cada empresa por questões administrativas e jurídicas.

No contrato devem constar os valores a serem pagos e as medidas a serem tomadas em casos de não cumprimento das cláusulas contratuais ou de um rompimento na prestação do seviço. "É importante conter também a obrigatoriedade da contratada em fornecer os comprovantes de quitação das parcelas devidas aos trabalhadores, haja vista a possível responsabilização subsidiáTECNOLOGIA TERCEIRIZAÇÃO ria da contratante, em eventual Ação Trabalhista", destaca.

Em relação aos serviços de outsourcing, alguns aspectos legais devem ser observados pela empresa contratante e seu fornecedor. Inicialmente deve ser observado se a atividade a ser terceirizada não está vinculada à atividade fim da empresa contratante.

Nesse caso, o entendimento da Justiça do Trabalho é que na hipótese de terceirização da atividade principal da empresa contratante dos serviços, poderá ser caracterizado o vínculo empregatício com ela. "Com essa caracterização, a empresa contratante terá que registrar o empregado da contratada (anotar CTPS), bem como quitar as verbas devidas e conceder os mesmos benefícios que já são fornecidos aos demais empregados", explica.

Levando em consideração a responsabilidade subsidiária da empresa contratante, deverá ser exigido mensalmente da contratada a comprovação de quitação das parcelas devidas aos empregados, como pagamento e recolhimentos fiscais, para que futuramente as partes envolvidas não tenham problemas trabalhistas.

Outro aspecto a ser avaliado é o valor mensal referente à prestação de serviços. Verificar se o valor acordado é suficiente para cobrir todos os gastos e ainda gerar lucro para a contratada é muito importante. Muitas empresas, com o desejo de firmar o contrato, não percebem que o valor acertado não é capaz sequer de cobrir as despesas com pessoal.

Júnior conclui dizendo que a contratação de empresa que possui profissionais capacitados, bem treinados e com estrutura para atender a demanda a ser repassada, resultará no sucesso da terceirização.